Digitaler Dreiklang

Der klassische Arbeitsplatz hat in der neuen Zentrale von Microsoft Deutschland in München fast ganz ausgedient. Stattdessen setzt der IT-Riese auf eine Mischung von großen und kleinen Räumen für Meetings, Teamarbeit sowie ruhige Rückzugsräume. Wie muss die interne Kommunikation in so einem Unternehmen aussehen, um alle zu erreichen? Wir sprachen mit Bianca Bauer, Internal Communications Manager and Video Specialist bei Microsoft DE.

Frau Bauer, was machen Sie, wenn Sie zeitnah eine Information mit allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern teilen möchten?

Ganz einfach: Ich stelle eine Meldung bei Yammer ein. Das soziale Netzwerk ist in der internen Kommunikation seit anderthalb Jahren unser Hauptkanal. Hier können alle – von der Geschäftsführung über die Kommunikationsabteilung bis zum Mitarbeiter – ihre Neuigkeiten und Informationen einstellen und teilen.

Und das funktioniert?

Ja, sehr gut sogar. Mittlerweile muss ich fast gar nicht mehr moderieren – höchstens mal ein paar Stichworte vertaggen. Ansonsten hat sich tatsächlich übergreifend etabliert, dass man Informationen mit den Kollegen teilt. Auch kommentiert wird mittlerweile fleißig: Das reicht von Glückwünschen an die Kolleginnen und Kollegen bei Personalnews über Feedback zu Kunden- oder Presseevents bis hin zu kritischen Fragen und Kommentaren bei offiziellen Statements zu heiklen Themen. All das wird via Yammer kommuniziert. Außerdem haben wir mittlerweile eine Untergruppe „Schwarzes Brett“, auf dem Dies und Das annonciert wird. Auch das funktioniert digital wunderbar.

Manche Unternehmen schrecken ja davor zurück, eine echte Debattenkultur in der Mitarbeiterkommunikation zu leben.

Klar gilt auch bei uns eine gewisse Netiquette im Netz. Die Regeln dazu hat jeder Mitarbeiter erhalten. Aber dabei geht es nicht darum, kritische Stimmen zu unterdrücken. Ganz im Gegenteil, an den Reaktionen sehen wir ja, welche Themen die Leute besonders bewegen und welche Fragen zum Beispiel noch offen sind. Alle Beiträge und Kommentare erscheinen bei uns übrigens mit Klarnamen – das fördert sicher auch die sachliche Diskussion.

Fühlen sich denn alle Mitarbeiter im Social Network wohl? Gibt es keine „Wie geht das?“-Fragen?

Die gibt es natürlich auch. Dafür bieten wir in der Kommunikationsabteilung monatlich eine „Social Hour“ an, bei der jeder vorbeikommen kann und Fragen zur Technik oder Inhalten stellen kann. Das wird gern genutzt. Und wir können bei der Gelegenheit Neuerungen und Updates erklären. Außerdem bieten wir auf Wunsch bei Microsoft DE auch Workshops für ganze Abteilungen an, welche Medienkanäle wofür gedacht sind und wie man sie befüllt.

Welche Kanäle nutzt die interne Kommunikation bei Ihnen denn noch? Gibt es auch noch ein gedrucktes Magazin?

Nein, Print gibt es gar nicht mehr. Wir haben beim Umzug in die neue Zentrale und Ausmisten des Kellers noch alte Ausgaben unseres früheren Magazins gefunden. Das wirkte schon fast altertümlich … Neben Yammer haben wir noch einen wöchentlichen E-Mail-Newsletter und das Intranet. Im Newsletter berichten wir über vergangene und kommende Highlights und was derzeit die top diskutierten Beiträge bei Yammer sind. Dorthin verlinkt dann auch die Meldung im Newsletter. Im Intranet sind vor allem organisatorische Hilfsmittel wie Vorlagen, Listen und sonstige Tools hinterlegt.

Kriegen Sie auch zurückgespielt, wie die Mitarbeiter die Kanäle finden?

Ja, vor allem der Vertrieb gibt immer wieder Rückmeldung, dass er von unterwegs via Smartphone gerne auf Yammer-App zugreift. Grundsätzlich ist uns aber natürlich klar, dass die ausschließlich digitalen Kanäle nur funktionieren, weil unsere Mitarbeiter entsprechend technisch ausgestattet sind.

Sind denn noch Ergänzungen oder Neuerungen in der internen Kommunikation geplant?

Wir haben derzeit das Gefühl, mit den drei Kanälen und ihrer unterschiedlichen Ausrichtung sehr gut aufgestellt zu sein. Trotzdem frischen wir den Newsletter gerade etwas auf. Und wir arbeiten zunehmend mit Bewegtbild. Vor allem von Veranstaltungen weltweit berichten wir zunehmend via Livestream. So wissen alle Standorte, was rund um den Globus passiert.

Über den Autor

Roya Piontek

Ein Magazin, vier Regionalausgaben und das alles in fünf Sprachen? Kein Problem. Je komplexer das Projekthandling, desto spannender die Aufgabe, findet Roya. Als Abwechslung schätzt sie Vor-Ort-Termine beim Kunden, bei denen man mit den Menschen hinter den Kulissen reden kann.

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