RE, FW und WG Ade!

Das Problem der zunehmenden E-Mail-Flut wird immer mehr Unternehmen bewusst. Die Lösungen reichen von Richtlinien zum Mailversand bis hin zur Serverabschaltung nach Feierabend. Doch niemand treibt die Abkehr von der E-Mail intern so konsequent voran, wie der französische IT-Konzern Atos. Wir sprachen mit Alexandra Knupe, Vice President Marketing und Communications von Atos Deutschland.

Warum hat Atos nach Alternativen zur E-Mail gesucht?

Wir möchten auch für Hochschulabsolventen attraktiv sein, die meist nur noch über Facebook kommunizieren. Außerdem wollten wir das Wissen unserer Mitarbeiter besser vernetzen und die riesigen Datenmengen eindämmen. Es geht insgesamt um eine neue Art zu Arbeiten, um mehr Kooperation, damit Informationsaustausch persönlicher, direkter und auch kosteneffizienter gelingt.

Welche alternativen Tools haben Sie eingeführt?

Wir nutzen unter anderem ein Dokumentenmanagement-System, über das Mitarbeiter gemeinsam an Dokumenten arbeiten können. So werden nicht mehr verschiedene Versionen hin und her geschickt. Ebenfalls neu ist unser Telefonie- und Chat-Programm. Außerdem nutzen wir ein Enterprise Social Network, eine Art Facebook für Unternehmen. Dort tauschen sich Kollegen in sogenannten Communitys zu Projekten, Aufgaben und aktuellen Themen aus.

Welche Erwartungen verbinden Sie mit den neuen Tools?

Die Zusammenarbeit der Mitarbeiter soll verbessert werden. Sogenannte „Wissens-Silos“, in denen Fachwissen eines Mitarbeiters oder eines Teams isoliert lagern, sollen aufgelöst werden und mit den Silos anderer Kollegen und Teams vernetzt werden. So profitieren mehr Personen vom Fachwissen der Kollegen und Projekte finden einfacher die Experten, die ihr Team ergänzen.

Werden die Hierarchien flacher, weil jeder ansprechbar ist?

In gewisser Weise ja. Führungskräfte müssen damit rechnen, direktes Feedback zu bekommen Allerdings sind diese Rückfragen ebenfalls für alle Mitglieder der Community sichtbar. Das führt automatisch zu einer gewissen Reflektion, ob der eigene Kommentar tatsächlich so für alle sichtbar sein kann.

Was stellen Sie persönlich seit der Umstellung fest?

Ich bekomme viel mehr Einblicke in die Arbeit anderer Fachbereiche, gerade in der Kommunikationsabteilung profitieren wir davon ungemein. Durch die neuen Tools wird nun auch der Austausch über Ländergrenzen hinweg einfacher.

Erhalten Sie nun gar keine Emails mehr?

Doch, mit externen Ansprechpartnern werden wir natürlich weiterhin per Email im Kontakt sein. Genauso wie es gewisse rechtliche Vorgaben gibt, dass manche Informationen einfach per Email an Mitarbeiter kommuniziert werden müssen.

Warum hätte es ein anderer Umgang mit E-Mails alleine nicht getan?

Ein anderer Umgang mit Emails war der erste Schritt, dafür haben wir auch eine Netiquette erarbeitet. Doch wir haben erkannt, dass die lineare Email nicht das optimale Arbeitsmittel ist. Je nach Situation kann eine andere Kommunikationsform sinnvoller sein: Ein Beitrag in einer Community, der eine Fachdiskussion auslöst, ein persönliches Gespräch oder eine Telefonkonferenz. Jeder Kanal hat Vorteile, die die Email nicht bietet.

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Zimmermann Editorial

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